Décembre approche, et avec lui la soirée d’entreprise de fin d’année. Le traiteur est réservé, la salle aussi, la playlist est prête. Reste une question que l’on oublie presque toujours jusqu’à la veille : combien de glace faut-il prévoir ? Trop peu, et le champagne arrive tiède dès la deuxième heure. Trop, et vous vous retrouvez avec des sacs qui fondent dans un couloir. Voici des repères clairs pour une soirée d’entreprise de 20 à 200 invités, poste par poste, avec l’organisation à prévoir le jour J.
Pourquoi la glace compte aussi en plein hiver
On pourrait croire qu’en décembre, la glace devient secondaire. C’est l’inverse en intérieur. Une salle de réception chauffée, remplie de 100 personnes debout pendant quatre heures, monte vite en température. Les bouteilles sorties d’un carton à température ambiante ne se rafraîchissent pas toutes seules, et le réfrigérateur de la cuisine du bureau en accueille rarement plus d’une dizaine.
Une soirée d’entreprise cumule en plus trois besoins distincts : refroidir les bouteilles, servir les verres et, souvent, garder au froid une partie du buffet. C’est pour cette raison qu’un calcul fait au jugé tombe presque toujours trop court.
Combien de glace pour une soirée d’entreprise ?
Le repère général : 0,8 à 1 kg par invité
Pour une soirée complète en intérieur, avec des boissons fraîches, un bar et un buffet, comptez 0,8 à 1 kg de glace par invité pour une durée de trois à quatre heures. Ce repère couvre le rafraîchissement des bouteilles et le service au verre.
| Nombre d’invités | Glace à prévoir | Sacs de 20 kg |
|---|---|---|
| 20 personnes | 15 à 20 kg | 1 sac |
| 30 personnes | 25 à 30 kg | 2 sacs |
| 50 personnes | 40 à 50 kg | 2 à 3 sacs |
| 100 personnes | 80 à 100 kg | 4 à 5 sacs |
| 150 personnes | 120 à 150 kg | 6 à 8 sacs |
| 200 personnes | 160 à 200 kg | 8 à 10 sacs |
Quand le résultat tombe entre deux sacs, prenez le sac supérieur. Le surplus d’un sac coûte bien moins cher qu’une panne de glace à 21 heures.
Le calcul poste par poste
Si votre soirée sort du schéma classique, partez de vos besoins réels :
| Poste | Quantité indicative |
|---|---|
| Bac à champagne ou vasque (10 bouteilles) | 5 kg |
| Canettes et softs | 1 kg pour 6 à 8 canettes |
| Bar à cocktails | 0,5 kg par invité |
| Buffet froid | 1 à 2 kg par mètre linéaire |
| Banc d’écailler | 10 à 15 kg par mètre linéaire |
Prenons une soirée de 80 personnes avec 30 bouteilles de champagne, 60 canettes, un bar à cocktails et 3 mètres de buffet froid : 15 kg pour le champagne, 8 à 10 kg pour les canettes, 40 kg pour le bar et 3 à 6 kg pour le buffet, soit environ 70 kg au total. Quatre sacs de 20 kg couvrent ce besoin avec une petite marge.
Notre guide sur la quantité de glace pilée pour un buffet ou un cocktail détaille ces repères, et notre article sur le plateau de fruits de mer vous aidera si un banc d’huîtres est au programme.
Ce qui fait varier ces chiffres
- Le format. Un cocktail dînatoire debout de deux heures consomme moins qu’une soirée dansante jusqu’à minuit. Au-delà de cinq heures, prévoyez 30 % de plus.
- Les boissons servies. Une soirée au champagne et aux softs demande surtout de la glace pour les bacs. Dès qu’il y a des cocktails, la consommation au verre grimpe nettement.
- La température des bouteilles. Des boissons livrées à température ambiante le jour même demandent plus de glace que des bouteilles déjà passées au froid.
- La salle. Une pièce surchauffée, une verrière ou un grand nombre d’invités dans un petit espace accélèrent la fonte.
Quelle glace choisir pour chaque usage ?
Sur une soirée d’entreprise, on combine le plus souvent deux types de glace.
- Les glaçons en sac vont dans les verres et dans les bacs à bouteilles. Ils fondent plus lentement et diluent moins les boissons.
- La glace pilée convient aux cocktails frappés, aux vasques à champagne et aux présentoirs, où elle épouse la forme des bouteilles et refroidit vite.
Pour un moment marquant dans la soirée, un discours ou un lancement de produit par exemple, deux options plus spectaculaires existent : une sculpture sur glace à l’effigie de votre logo, ou un effet de fumée à la carboglace. Dans ce dernier cas, respectez bien les règles de sécurité de la carboglace, en particulier la ventilation de la salle, surtout en sous-sol.
L’organisation à prévoir côté entreprise
Anticiper l’accès et la réception
C’est là que se jouent la plupart des mauvaises surprises. Avant la commande, vérifiez ces points :
- Qui réceptionne ? Désignez une personne joignable, avec son numéro de portable, et prévenez l’accueil ou le service de sécurité de l’immeuble.
- Par où passe la livraison ? Un sac pèse 20 kg. Pour 100 invités, cela représente cinq sacs à monter. Vérifiez l’accès au monte-charge, les badges et les horaires du quai de livraison.
- Où poser la glace ? Prévoyez un emplacement proche du bar, frais et protégé. La glace finit toujours par rendre de l’eau : évitez la moquette et les parquets sans protection.
Choisir la bonne heure de livraison
Faites livrer la glace le plus près possible du début de la soirée, idéalement une à deux heures avant l’arrivée des invités. Ce délai laisse le temps de remplir les bacs et de rafraîchir les bouteilles, sans que la glace ne fonde inutilement. Une bouteille plongée dans un mélange de glace et d’eau est fraîche en une vingtaine de minutes environ. Posée seulement sur des glaçons, il lui faut bien plus longtemps.
Si votre soirée dépasse quatre heures, une seconde livraison en cours de soirée évite de stocker toute la glace dès le départ. À noter : une livraison avant 10 h, après 18 h, le dimanche ou un jour férié entraîne un supplément de 10 € par commande.
Prévoir le matériel
Il vous faudra des bacs pour les bouteilles, des seaux pour le bar et des pelles ou des pinces pour le service. Les bacs isothermes gardent la glace de réserve beaucoup plus longtemps qu’un sac ouvert et évitent les flaques. Comptez aussi quelques serviettes et un seau pour vider l’eau de fonte en fin de soirée.
Le budget et le paiement
Les sacs de 20 kg de glaçons et de glace pilée sont proposés à partir de 20 €, hors frais de livraison, qui varient selon la zone. Les tarifs peuvent évoluer pour une commande passée le jour même. Point important pour une entreprise : le paiement se fait à la livraison, par chèque ou en espèces uniquement. Prévoyez-le avec votre service comptable pour que la personne qui réceptionne ait de quoi régler. Le détail figure sur notre page tarifs.
Alcool sur le lieu de travail : un point à vérifier
Si la soirée a lieu dans vos locaux, gardez en tête que l’article R4228-20 du Code du travail n’autorise par défaut sur le lieu de travail que le vin, la bière, le cidre et le poiré. Pour un bar à cocktails avec spiritueux, renseignez-vous auprès de vos ressources humaines, ou privilégiez un lieu de réception extérieur. Les cocktails sans alcool sont une excellente alternative, et ils consomment autant de glace que les autres. Quelle que soit la formule, prévoyez de l’eau et des softs bien frais en quantité : un point souvent négligé.
Le calendrier de décembre : commandez tôt
Les soirées d’entreprise se concentrent sur quelques dates, le plus souvent les jeudis et vendredis de décembre : cette année, les 3, 4, 10, 11, 17 et 18 décembre. Ce sont aussi les semaines où les traiteurs et les restaurants augmentent leurs commandes. Pour garantir votre créneau, passez commande au moins 24 à 48 heures à l’avance, et idéalement dès que le nombre d’invités est confirmé.
Une fois la liste définitive connue, ajustez votre commande plutôt que de la passer au dernier moment. Et si un imprévu survient, le service de livraison express reste possible, par téléphone uniquement et selon les disponibilités.
Questions fréquentes
Combien de sacs de glaçons pour 100 personnes ?
Comptez 4 à 5 sacs de 20 kg, soit 80 à 100 kg, pour une soirée d’environ quatre heures avec bar et boissons fraîches. Ajoutez un ou deux sacs si vous servez beaucoup de cocktails.
Peut-on stocker la glace au bureau la veille ?
C’est déconseillé, sauf à disposer d’un congélateur assez grand. Un sac laissé à température ambiante commence vite à fondre, puis se prend en bloc. Une livraison le jour même, juste avant la soirée, reste la solution la plus simple.
Combien de temps à l’avance faut-il commander ?
Idéalement 24 à 48 heures avant la soirée, et davantage pour les dates chargées de décembre.
Livrez-vous les salles de réception et les immeubles de bureaux ?
Oui, nous livrons à Paris et en Île-de-France, aussi bien les bureaux que les salles de réception. Indiquez-nous simplement les conditions d’accès au moment de la commande.
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